การนำเสนอข้อมูล

หลัก การนำเสนอข้อมูลและสร้างสื่อนำเสนอ การนำเสนองานหรือผลงานนั้นสื่อนำเสนอเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมเนื้อหา ของผู้บรรยายไปยังผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นสื่อจึงมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สื่อที่ดี จะช่วยให้การถ่ายทอดเนื้อหาสาระทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ผู้ฟังและผู้ชมจะสามารถ จดจำเนื้อหาสาระได้นานและเข้าใจในเนื้อหาได้ดีมากขึ้น ความหมายการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ชม ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุ ผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1. เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังรับเข้าใจสาระสำคัญของการนำเสนอข้อมูล

2. ให้ ผู้ชม ผู้ฟังเกิดความประทับใจและนำไปสู่ความเชื่อถือในข้อมูล ที่นำเสนอรวมทั้งทำให้เกิดความสามารถในการจดจำได้มากขึ้น หลักการพื้นฐานของการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูลมีจุดเน้นสำคัญ

1.การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจ

2. มี ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา คือข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความ ชัดเจนและภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่นำเสนอ 3. ความ เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ความออกแบบสื่อนำเสนอต้องคำนึงถึงกลุ่ม เป้าหมาย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก ควรออกแบบโดยการใช้สีสด ๆ และมีภาพการ์ตูน ประกอบ แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหานำเสนอเป็นเรื่องวิชาการ การใช้สีสัน มากเกินไปและใช้ภาพการ์ตูนมาประกอบก็อาจจะส่งผลให้การนำเสนอดูไม่น่าเชื่อ ถือ รูปแบบการนำเสนอข้อมูล

รูปแบบการนำเสนอ

1. การนำเสนอแบบ Web page เป็น รูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำ มากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ

2. การนำเสนอแบบ Slide Presentation โดย ใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรม ที่ใช้ง่ายมากมีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์ ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentation หรือ สไลด์ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่น Microsoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ สื่อนำเสนอที่ดี ความมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “ หนึ่งสไลด์ต่อ หนึ่งความคิด ” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3 ประการในการออกแบบ ได้แก่

1. สื่อ ความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่ และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น

• กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่

• กลุ่ม เป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน

• กลุ่ม เป้าหมายเฉพาะกิจ เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก

• กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์

2. เนื้อหา เป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ และดูง่าย คือ

2.1 รูปแบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์ ควร

• หลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้ เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลัง สีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น

• แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด

• ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic) หรือแนวคิดหลัก (Main Idea) 2.2 แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร ดังนี้

• หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย

• เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

• เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น

• ใช้สีเน้นในส่วนที่สำคัญ

• ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา

• ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า

• พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว

• ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด

• ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน

3. สื่อ นำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ

3.1 การ ใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความ น่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือก

• เลือก ใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์แ ต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย

• ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น

• การเอียงภาพ

• การเว้นช่องว่างรอบภาพ

• การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ

• ควร ระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมงสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก

3.2 การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น

• เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู

• กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน

• ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด

• สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย

• การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด

• ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งสไลด์ 3.3 การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ

• ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง

• เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์

• ควรเลือกใช้ Effectแสดง ข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา เครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูล เครื่องมือที่ใช้การนำเสนอก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าสื่อที่นำเสนอ ดังนั้น ผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอควรเลือกเครื่องมือในการนำเสนอให้เหมาะสมกับสื่อนำ เสนอ ที่สร้างไว้ ในหัวข้อนี้จะขอแบ่งเครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอไว้ 2 ยุคดังนี้

1. ก่อนยุคคอมพิวเตอร์ การนำเสนอมักจะใช้เครื่องมือ 2 ชนิดคือ

1.1 เครื่องฉายสไลด์ (Slide projector) การ ใช้งานค่อนข้างจะยุ่งยาก เนื่องจาก ต้องใช้กล้องถ่ายรูปใส่ฟิล์มพิเศษที่ล้างออกมา แล้วเป็นภาพสำหรับฉายโดยเฉพาะและต้องนำ ฟิล์มมาตัดใส่กรอบพิเศษจึงนำมาเข้าเครื่องฉาย ได้ ข้อดี การฉายสไลด์จะได้ภาพที่สวยงาม และ ชัดเจน ข้อเสีย ต้องฉายในห้องที่ค่อนข้างมืด

1.2 เครื่องฉายแผ่นใส (Overhead projector) 00 เป็นเครื่องที่ใช้งานทั่วไปได้มากกว่าแผ่นใสที่ใช้ ตามปกติจะมีขนาดประมาณ 8 นิ้วคูณ 10 นิ้ว และมี สองแบบคือ แบบที่ใช้ปากกา(พิเศษ)เขียน กับแบบ ที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร

2. ยุคคอมพิวเตอร์ เมื่อมาถึงยุคคอมพิวเตอร์ (ปัจจุบัน) เครื่องมือในการนำเสนอผลงาน ก็เปลี่ยนไป เครื่องมือหลักที่ใช้ก็คือ

2.1 เครื่องคอมพิวเตอร์

2.2 เครื่องฉายภาพจากคอมพิวเตอร์ (Data projector)

2.3 เครื่องฉายภาพ 3 มิติ สรุปแนวคิดการออกแบบสื่อนำเสนอข้อมูล

• หนึ่งความคิดต่อหนึ่งสไลด์

• ไม่นำแนวคิดหลายแนวมาใส่ในสไลด์เดียว

• ในแต่ละสไลด์ ควรมีหัวเรื่องประกอบ

• เนื้อหาในแต่ละสไลด์ ไม่ควรเกิน 7 – 8 บรรทัด

• เลือกใช้สีตัวอักษร สีภาพ และสีพื้นสไลด์ที่เหมาะสม

• ข้อความภาษาอังกฤษ ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ ผสมตัวพิมพ์เล็ก

• จัดลำดับเนื้อหาให้เหมาะสม

• ตรวจสอบเนื้อหามีความถูกต้อง

• เลือกใช้ Effect ที่เหมาะสมกับผู้ชม ผู้ฟัง

• หลีกเลี่ยงการใช้สีแดง เขียว หรือเทา

• ไม่ควรเลือก Effect มากกว่า 3 ลักษณะในแต่ละสไลด์

• ภาพที่นำมาใช้ประกอบ ควรเป็นแนวนอนจะเหมาะสมกว่าแนวตั้ง

• เตรียมสื่อไว้หลากหลายรูปแบบ

• ควรระบุที่มาของเอกสารอ้างอิงให้ชัดเจน แบบทดสอบท้ายบท

การเตรียมการนำเสนอ

การ นำเสนอไม่ว่าจะเรื่องใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมก็จะก่อให้เกิดความผิด พลาดได้งานหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดมุ่งหมายไว้ ฉะนั้นผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง มีขั้นตอนดังนี้

1. ศึกษา ข้อมูล ผู้นำเสนอต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ คือ ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอ ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับฟัง ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมาย ศึกษาโอกาส เวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอ

2. วาง แผนการนำเสนอ ผู้นำเสนอควรวางแผนที่จะนำเสนอ คือ วางรูปแบบวิธีการนำเสนอว่าต้องการนำเสนอแบบเป็นทางการ หรือแบบไม่เป็นทางการ วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรค วางโครงการนำเสนอ เป็นต้น

3. จัด เตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวอาจไม่ดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง ควรมีอุปกรณ์ที่นำมาใช้ประกอบการนำเสนอ ที่นิยมใช้กัน คือ อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย เช่น เครื่องฉายแผ่นใส วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส เป็นต้น และอุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย เช่นแผ่นพับ หนังสือ รูปภาพ เอกสารประกอบ เป็นต้น

4. เตรียมความพร้อมของสถานที่ การนำเสนอควรตระเตรียมความพร้อมของสถานที คือ จัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟัง

ปัจจัยที่จะทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ

การนำเสนอจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ก็จะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดดำเนินการในการนำเสนอ ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. เนื้อหาข้อมูล โดยการจัดข้อมูลอย่างเป็นระบบ จัดทำเค้าโครงการนำเสนอ และข้อมูลต้องมีความสมบูรณ์ถูกต้อง

2. ผู้นำเสนอ ความมีความรู้ในเรื่องที่นำเสนอ ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง มีบุคลิกภาพการวางตัวที่เหมาะสม มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เป็นต้น

3. การดำเนินการนำเสนอ ควรคำนึงถึงเทคนิคและวิธีการนำเสนอที่เหมาะสม ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ รวมถึงการมีศิลปะในการนำเสนอ เป็นต้น